Tietosuojaseloste: Sidosryhmärekisteri
Laadittu: 16.4.2018
Päivitetty: 1.9.2025
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Suomen Kirjailijaliitto ry
Y-tunnus: 0202160-6
Postiosoite: Runeberginkatu 32 C 28, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 445 392
Sähköposti: info@kirjailijaliitto.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Toiminnanjohtaja Ilmi Villacís
Puhelin: 040 830 5936
Sähköposti: toiminnanjohtaja@kirjailijaliitto.fi
3. Rekisterin nimi
Kirjailijaliiton sidosryhmärekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on suostumus niiden tietojen osalta, jotka ovat henkilön itsensä antamia tietoja, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite Valtiontalouden tarkastusviraston avoimuusrekisteriin liittyvien tietojen osalta, ja yleinen etu Kirjailijaliiton julkisen tehtävän suorittamiseksi niiden tietojen osalta, jotka liitto on kerännyt tehtävänsä suorittamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Kirjailijaliiton eri sidosryhmien henkilötietojen hallinta, asiointi, viestintä, markkinointi ja tilastointi. Sidosryhmillä tarkoitetaan tässä rekisterissä Kirjailijaliiton toiminnan toteuttamiseen liittyviä yksityishenkilöiden ja organisaatioiden verkostoja, mukaan lukien Kirjailijaliiton palveluita käyttävät ja tapahtumiin osallistuvat organisaatiot ja henkilöt, jotka eivät ole liiton jäseniä, sekä Kirjailijaliiton viestinnän piirissä olevat organisaatiot ja henkilöt.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan säilyttää yhteystietorekisterissä:
- Henkilön nimi
- Organisaation nimi
- Luokitus, titteli tai työnkuva
- Yhteystiedot
- Kirjailijaliiton palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
- Yhteiskuntasuhdetoimintaan liittyvät tiedot
Yhteystietorekisteriä täydentävät osarekisterit, joihin voidaan tallentaa lisäksi seuraavia tietoja:
- Ilmoittautumisten tiedot
- Kirjailijaliiton palveluiden käytön aikana syntyneet tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai julkisista tietolähteistä. Julkisia tietolähteitä ovat henkilöiden tai organisaatioiden verkkosivut.
7. Henkilötietojen käsittelijät ja suojaus
Yhteystietorekisterissä pidettäviin tietoihin on käyttöoikeus niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä. Tietoaineistojen käsittely edellyttää pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta.
Henkilötieto-, ilmoittautumis- ja uutiskirjejärjestelmän palveluntoimittajilla on pääsy omien järjestelmiensä sisältämiin tietoihin.
8. Henkilötietojen luovutus
Rekisterin tarkoituksenmukaisia tietoja voidaan luovuttaa Kirjailijaliiton ulkopuolelle palveluiden tuottamisesta vastaaville tahoille, esim. tuotteiden tai palveluiden toimitusta varten. Muita tietoja ei luovuteta liitosta eteenpäin.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Sidosryhmärekisterin tarkoituksenmukainen sisältö arkistoidaan Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjallisuusarkistoon ja on käyttörajoitusten suojaamana tutkimuskäytössä.
9. Henkilötietojen säilyttämisaika
Kirjailijaliiton uutiskirjeen tilaajat
Kirjailijaliiton uutiskirjeen tilaajien tietoja säilytetään enintään 2 vuotta sen jälkeen, kun asiakkuus on päättynyt. Asiakkuus päättyy, kun henkilö irtisanoo asiakkuuden tai kun hänen sähköpostiosoitteensa muuttuu toimimattomaksi. Säilytysajan perusteena on palvelun tilastointi.
Yhteiskuntasuhteiden yhteyshenkilöt
Yhteiskuntasuhteiden yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään enintään 10 vuotta sen jälkeen, kun sidosryhmäyhteistyö on päättynyt. Säilytysajan perusteena on yhteistyön jatkuvuus.
Kirjailijayhdistysten verkoston jäsenet
Kirjailijayhdistysten verkoston jäsenten tietoja säilytetään enintään 10 vuotta sen jälkeen, kun yhteistyö on päättynyt. Säilytysajan perusteena on yhteistyön jatkuvuus.
Liiton palveluita käyttäneet ei-jäsenet
Liiton palveluita käyttäneiden ei-jäsenten tietoja säilytetään enintään 10 vuotta kyseisen palvelun käytön jälkeen. Säilytysajan perusteena on palveluiden jatkuvuus, kehittäminen ja tilastointi.
Liiton lakipalveluita käyttäneet ei-jäsenet
Liiton lakineuvontaa käyttäneiden ei-jäsenten tietoja säilytetään enintään 10 vuotta kyseisen palvelun käytön jälkeen. Säilytysajan perusteena on liiton ja asiakkaan oikeusturva.
10. Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen
Henkilöllä on oikeus kieltää hänelle kohdistettu viestintä ja markkinointi. Kielto esitetään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista, puutteellisen tiedon täydentämistä tai rekisteritietojensa poistamista. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, vaatia niihin oikaisua tai tietojensa poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
