Tietosuojaseloste: Jäsenrekisteri

Laadittu: 16.4.2018
Päivitetty: 1.9.2025

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Kirjailijaliitto ry
Y-tunnus: 0202160-6
Postiosoite: Runeberginkatu 32 C 28, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 445 392
Sähköposti: info@kirjailijaliitto.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toiminnanjohtaja Ilmi Villacís
Puhelin: 040 830 5936
Sähköposti: toiminnanjohtaja@kirjailijaliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Kirjailijaliiton jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, eli liiton jäsenyys, sekä henkilön suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain mukainen henkilörekisterin ylläpito, kirjailijan ammattiin liittyvä tutkimus sekä jäsenyyden ja jäsenpalvelujen hallinta, tilastointi ja viestintä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan säilyttää jäsenrekisterissä seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Kirjailijanimet
  • Sukupuoli
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus
  • Yhteystiedot
  • Jäsenyystiedot
  • Jäsenpalvelujen käyttöön liittyvät tiedot

Jäsenrekisteriä täydentävät osarekisterit, joihin voidaan tallentaa lisäksi seuraavia tietoja:

  • Jäsenluettelon esittelytiedot
  • Ilmoittautumisten tiedot
  • Jäsenpalvelujen käyttöön liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

7. Henkilötietojen käsittelijät ja suojaus

Jäsenrekisterissä pidettäviin tietoihin on käyttöoikeus niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä. Aineistojen käsittely edellyttää pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Henkilötieto-, ilmoittautumis- ja uutiskirjejärjestelmän sekä jäsensivujen palveluntoimittajilla on pääsy omien järjestelmiensä sisältämiin tietoihin.

8. Henkilötietojen luovutus

Tarkoituksenmukaisia rekisteritietoja voidaan luovuttaa viranomaisilmoituksia varten esimerkiksi Verohallinnolle.

Rekisterin tarkoituksenmukaisia tietoja voidaan luovuttaa Kirjailijaliiton ulkopuolelle palveluiden tuottamisesta vastaaville tahoille, esim. tuotteiden tai palveluiden toimitusta varten.

Tarkoituksenmukaisia rekisteritietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille tutkimustarkoituksia varten.

Rekisteröidyn yhteystietoja ja syntymäaika voidaan luovuttaa ammatillisissa kysymyksissä esimerkiksi työtarjouksiin ja median yhteydenottoihin liittyen eteenpäin sen mukaisesti, onko rekisteröity sallinut vai kieltänyt tietojensa luovuttamisen. Näitä tietoja voidaan luovuttaa myös Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jäsenrekisterin tarkoituksenmukainen sisältö arkistoidaan Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjallisuusarkistoon ja on käyttörajoitusten suojaamana tutkimuskäytössä.

Muita tietoja ei luovuteta liitosta eteenpäin.

9. Henkilötietojen säilyttämisaika

Kirjailijaliiton jäsenyys on voimassa henkilön menehtymiseen asti, ellei jäsen eroa, jäsentä katsota eronneeksi tai eroteta liiton sääntöjen mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään koko jäsenyyden ajan. Tietosuoja-asetusta ei sovelleta kuolleita henkilöitä koskeviin tietoihin.

Eronneiden, eronneeksi katsottujen ja erotettujen jäsenten tietoja säilytetään 30 vuotta. Säilytysajan perusteena on entisen jäsenen mahdollisuus hakea jäsenyyttä uudelleen.

10. Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Henkilöillä on myös oikeus pyytää suostumukseen perustuvien rekisteritietojensa poistamista. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, vaatia niihin oikaisua tai suostumukseen liittyvien tietojensa poistoa, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.