Tietosuojaseloste: Jäsenhakemusrekisteri

Laadittu: 16.4.2018
Päivitetty: 1.9.2025

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Kirjailijaliitto ry
Y-tunnus: 0202160-6
Postiosoite: Runeberginkatu 32 C 28, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 445 392
Sähköposti: info@kirjailijaliitto.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toiminnanjohtaja Ilmi Villacís
Puhelin: 040 830 5936
Sähköposti: toiminnanjohtaja@kirjailijaliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Kirjailijaliiton jäsenhakemusrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Kirjailijaliiton jäsenhakemusten käsittely.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenhakemusrekisterissä voidaan säilyttää seuraavia tietoja:

Nimi
Kirjailijanimet
Sukupuoli
Syntymäaika
Jäsenyyden tila (jäseneksi hakija, hylätty jäseneksi hakija)

Jäsenhakemusrekisteriä täydentää jäsenhakemuslomakkeiden arkisto, jota hyödynnetään hakemusten käsittelyvaiheessa. Jäsenhakemuslomakkeet sisältävät lisäksi seuraavia tietoja:

Henkilötunnus
Yhteystiedot
Teoslistaus
Saadut apurahat
Saadut palkinnot
Hakemusten arvioinnin aikana syntyneet tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

7. Henkilötietojen käsittelijät ja suojaus

Jäsenhakemusrekisterissä pidettäviin tietoihin on käyttöoikeus niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä sekä henkilötietojärjestelmän palveluntoimittajalla. Jäsenhakemuslomakkeiden arkistoon on käyttöoikeus hakemuksia käsiteltäessä niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä ja hakemusten arviointia tekevillä luottamushenkilöillä. Tietoaineistojen käsittely edellyttää pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

8. Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolelle. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisaika

Jäsenhakemusrekisterin tietoja säilytetään jäsenhakemuksen käsittelyvuodesta alkaen 10 vuotta. Säilytysajan perusteena on hakijan mahdollisuus hakea jäsenyyttä uudelleen ja tilastointi.

10. Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista, puutteellisen tiedon täydentämistä tai rekisteritietojensa poistamista. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, vaatia niihin oikaisua tai tietojensa poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.