Tietosuojaseloste: Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen hakijoiden ja saajien rekisteri
Laadittu: 27.6.2019
Päivitetty: 1.9.2025
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Suomen Kirjailijaliitto ry ja sen yhteydessä toimiva Kirjallisuuden edistämiskeskus – Centralen för litteraturfrämjandet
Y-tunnus: 0202160-6
Postiosoite: Runeberginkatu 32 C 28, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 9 445 392
Sähköposti: info@kirjailijaliitto.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Toiminnanjohtaja Ilmi Villacís
Puhelin: 040 830 5936
Sähköposti: toiminnanjohtaja@kirjailijaliitto.fi
3. Rekisterin nimi
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen hakijoiden ja saajien rekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite sekä henkilön suostumus.
Oikeutettu etu: Apurahahakemusten tiedot, hakemusten arvioinnin aikana syntyneet tiedot, apurahan maksatusta varten kerättävät tiedot sekä apurahan käyttöä koskevat tiedot käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisterinpitäjä ei voi palvella apurahan hakijaa ja saajaa ilman edellä mainittuja tietoja.
Lakisääteinen velvoite: Rekisterinpitäjä on velvoitettu käsittelemään joitakin apurahan saajan henkilötietoja ja myönnettyjen apurahojen hakemusten tietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä.
Suostumus: Apurahan saajan nimen tai kirjailijanimen julkaiseminen Kirjailijaliiton tiedotuksessa perustuu henkilön suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Suomen Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen – Centralen för litteraturfrämjandet apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely. Rekisterinpitäjä voi myös käsitellä tietoja viranomaisraportointia varten, kuten Verohallinnon valvonta-aineiston ilmoittamista varten, eläkelaitokselle lähetettäviä tietoja varten, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä apurahajärjestelmän käytön analysointiin, kehittämiseen ja tilastointiin.
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen hakijoiden ja saajien rekisterissä voidaan säilyttää seuraavia tietoja:
Apurahojen hakijat:
- Nimi ja kirjailijanimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Syntymävuosi
- Sukupuoli
- Suomen Kirjailijaliiton tai Finlands svenska författareföreningin jäsenyys
- Apurahan saajan nimen julkaisulupa
- Muut saadut apurahat
- Tieto eläkkeensaannista
- Teosluettelo
- Hakemuksen tiedot, voi sisältää esim. haettava summa, käyttökohde ja työsuunnitelma
- Hakemusten arvioinnin aikana syntyneet tiedot
Apurahojen saajilta lisäksi:
- Maksatustiedot
- Henkilötunnus
- Päätös myönnetystä apurahasta ja maksatuspäivä
- Apurahan käytön selvitys
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.
7. Henkilötietojen käsittelijät ja suojaus
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen hakijoiden ja saajien rekisterissä pidettäviin tietoihin on käyttöoikeus niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä sekä apurahajärjestelmän palveluntoimittajalla. Lisäksi tiettyä apurahahakua koskeviin tietoihin on käyttöoikeus hakemusten arviointia tekevillä luottamushenkilöillä hakemusten käsittelyn ajan. Tietoaineistojen käsittely edellyttää pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta.
8. Henkilötietojen luovutus
Tarkoituksenmukaisia rekisteritietoja voidaan luovuttaa viranomaisilmoituksia varten esimerkiksi Verohallinnolle ja eläkelaitokselle.
Apurahan saajan nimi tai kirjailijanimi voidaan julkaista Kirjailijaliiton tiedotuksessa, jos henkilö on antanut tähän suostumuksen.
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen hakijoiden ja saajien rekisterin tarkoituksenmukaiset tiedot arkistoidaan Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjallisuusarkistoon ja on käyttörajoitusten suojaamana tutkimuskäytössä.
Muita tietoja ei luovuteta liitosta eteenpäin.
9. Henkilötietojen säilyttämisaika
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen saajien tiedoista säilytetään nimi ja kirjailijanimi, päätös myönnetystä apurahasta ja maksatuspäivä sekä apurahan käytön selvitys apurahan myöntövuodesta 10 vuoden ajan.
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen saajien tiedoista säilytetään osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi, sukupuoli, Suomen Kirjailijaliiton tai Finlands svenska författareföreningin jäsenyys, apurahan saajan nimen julkaisulupa, muut saadut apurahat, tieto eläkkeensaannista ja teosluettelo apurahan myöntövuodesta 5 vuoden ajan.
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen saajien tiedoista säilytetään hakemusten arvioinnin aikana syntyneet tiedot, maksatustiedot ja henkilötunnus apurahan myöntövuodesta 2 vuoden ajan.
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen hakijoiden, joille ei myönnetty apurahaa, tiedoista säilytetään nimi ja kirjailijanimi sekä hakemuksen tiedot, voi sisältää esim. haettava summa, käyttökohde ja työsuunnitelma, hakemuksen hylkäysvuodesta 5 vuoden ajan.
Kirjailijaliiton ja Kirjallisuuden edistämiskeskuksen apurahojen hakijoiden, joille ei myönnetty apurahaa, tiedoista säilytetään osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi, sukupuoli, Suomen Kirjailijaliiton tai Finlands svenska författareföreningin jäsenyys, apurahan saajan nimen julkaisulupa, muut saadut apurahat, tieto eläkkeensaannista, teosluettelo ja hakemusten arvioinnin aikana syntyneet tiedot hakemuksen hylkäysvuodesta 2 vuoden ajan.
10. Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Henkilöillä on myös oikeus pyytää suostumukseen perustuvien rekisteritietojensa poistamista. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, vaatia niihin oikaisua tai suostumukseen liittyvien tietojensa poistoa, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
