Kirjailijan oman arkiston ylläpito
Kirjailijan oma arkisto on arvokas osa kulttuurihistoriaa. Kirjailijan työssä kertyy valmiiden teosten lisäksi runsaasti muuta materiaalia: lähdeaineistoja, muistiinpanoja ja luonnoksia. Myös kirjailijan henkilökohtaiset päiväkirjat, kirjeenvaihto ja valokuvat ovat arvokkaita dokumentteja.
Erilaiset kirjailijan arkistoaineistot palvelevat tulevaisuudessa kirjallisuuden- ja kulttuurihistorian tutkijoita sekä tietokirjojen kuten elämäkertojen tekijöitä. Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkisto tallentaa kirjailijoiden ja kulttuurielämän vaikuttajien työtä ja kirjallisia ilmiöitä, ja palvelee kirjailijoita myös oman kirjailijantyön arkistointiin liittyvissä asioissa.
Keskeisiä ohjeita arkistointiin
Säilytys
Valo, lika, pöly ja kosteus tuhoavat kotiarkistoja helposti. Omat arkistot kannattaa säilyttää paikassa, jossa ne eivät altistu suurille lämpötilan vaihteluille tai auringonvalolle. Säilytettäväksi tarkoitetut tekstit on syytä tulostaa arkistokelpoiselle tulostuspaperille tätä tarkoitusta varten luodulla musteella – kyseisiä tuotteita on saatavilla useimmissa kirjakaupoissa.
Säilytyksessä on vältettävä tekstimateriaalin rei’ittämistä ja arkistoimista mappeihin: rei’itetty paperi repeytyy helposti ja pahimmillaan sivut irtoavat ja katoavat. Vältettävien asioiden listalle kuuluvat niin ikään teipit, liimat, klemmarit, niitit, kontaktimuovit ja muovitaskut, jotka tuhoavat paperia hiljalleen.
Suositeltavaa olisi, että arkistoitava tekstimateriaali säilytettäisiin esimerkiksi pahvikansiossa tai puhtaan taitetun A3-kokoisen kopiopaperin välissä. Lyijykynällä tehdyt merkinnät eivät arkistoissa säily – mikäli halutaan, että esimerkiksi allekirjoitukset ovat luettavissa vielä tulevaisuudessakin, tulisi käyttää Ballograf-kynää.
Sähköisten aineistojen tallentaminen
Nykyaikana kirjeenvaihto käydään suurimmaksi osaksi sähköpostitse, minkä johdosta tietoa katoaa ja tuhoutuu jatkuvasti suuria määriä laite- ja ohjelmapäivitysten myötä. Osia omasta kirjeenvaihdosta kannattaakin tulostaa arkistokelpoiselle tulostuspaperille. Erityisen merkittäviä ovat viestiketjut, joissa keskustellaan ja sovitaan erilaisista kirjailijan ammattiin liittyvistä asioista, kuten käsikirjoitusten työstämisestä tai kustannussopimuksista. Sähköposteja on mahdollista yrittää tallentaa ja arkistoida myös digitaalisessa muodossa, mutta onnistuminen riippuu mm. käytetyistä sähköpostiohjelmista eikä aineistojen pitkäaikaissäilytykseen ole vielä olemassa yksinkertaisia ratkaisuja.
Henkilö- ja yhdistysarkistot
Henkilö- ja yhdistysarkistot tulee säilyttää yhtenä kokonaisuutena. Arkistoaineiston hajottaminen osiin vaikeuttaa tutkijoiden työtä, peittää asiayhteyksiä ja hämärtää kokonaisuuden hahmottamista. Kirjailijan ei esimerkiksi ole tarpeen yrittää rajata arkistonsa sisältöä koskemaan ainoastaan kaunokirjallista työskentelyä, vaan olennaista on säilyttää aineistoa laajasti kaikilta elämän aloilta. Kirjailijoiden aineistot dokumentoivat oman aikansa arkielämää ja ilmiöitä. On mahdotonta tietää, mistä tulevaisuuden tutkijat ovat kiinnostuneita.
Aineiston luovuttaminen
Aineiston luovuttaminen ei edellytä sen järjestämistä etukäteen, vaan asiasta huolehditaan SKS:n arkistossa. Halutessaan aineistoa voi alustavasti lajitella asiakokonaisuuksiksi SKS:n ryhmittelyohjeen mukaan. Oman arkiston toimittamisesta SKS:n arkistoon tulee sopia etukäteen – arkisto huolehtii aineiston siirtoon liittyvistä kuljetusmaksuista. Aineistosta tehdään aina luovutussopimus, jossa voidaan sopia erikseen aineiston käyttöehdoista, kuten määräaikaisesta sulkemisesta tai luvanvaraisuudesta. Arkistossa aineistojen käyttäjät sitoutuvat aineistoa tilatessaan noudattamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, hyvää tapaa ja SKS:n arkiston käyttösääntöä.
Jos lahjoitettava aineisto on tallennettu muistitikuille, korpuille, kovalevyille tai muille sähköisille välineille, tulee asiasta olla erikseen yhteydessä arkistoon: arkiston henkilökunta osaa antaa neuvoja siitä, missä muodossa aineisto kannattaa arkistoon luovuttaa. Kaiken kaikkiaan arkiston puoleen voi kääntyä kaikissa oman arkiston säilyttämistä sekä arkistojen luovuttamista ja järjestämistä koskevissa kysymyksissä. Arkistossa arkistoaineistot säilyvät turvallisesti ja niiden käyttö on mahdollista myös tulevaisuudessa.
Lue lisää:
Aineiston luovuttaminen SKS:n arkistoon
Tietoa SKS:n arkiston kirjallisuuden ja kulttuurihistorian kokoelmasta